CÓMO TRATAR Y TRABAJAR CON CLIENTES EXTRANJEROS Y LA CARTA DE COTIZACIÓN
Este artículo lo he posteado anteriormente en la página de Artistas Gráficos Perú que administro y que también posteo aqui para quienes le puedan servir.Está dirigido específicamente para colegas peruanos,debido al vacío legal existente en cuanto a derechos del artista y ante la escasez de asociaciones de ilustradores locales que nos defiendan,pero también es válido para ilustradores y diseñadores de sudamérica y otros lares que tal vez encuentren alguna utilidad a este artículo.
El tema es sobre cómo tratar en el campo de la ilustración y el diseño gráfico con los clientes del extranjero y clientes locales que no siempre son confiables,pero ante todo para ganarse un respeto está primeramente la calidad del trabajo y cumplir con lo que nos piden para luego ganar confianza y en el futuro seguir trabajando con ellos o incluso nos pueden recomendar a otros clientes mas.Espero que entre todos podamos definir detalles y proponer sugerencias para evitar que malos clientes jueguen con nosotros y al final no nos paguen o no cumplan su palabra.El post se refiere al trato con los clientes para evitar malas experiencias en cuanto al pago u otros aspectos lamentables.Para empezar,mis recomendaciones en mi experiencia con los clientes del extranjero:
1-La carta de cotización
Siempre presentar una carta de cotización.Es importante este documento porque es una especie de pre-contrato por el cual definimos nuestros términos y condiciones de trabajo.Esto garantiza seriedad y el cliente sabrá que no está tratando con cualquier ilustrador,al contrario,se dará cuenta que el artista toma en serio su trabajo y está enterado de lo que exije por que es un derecho que nos corresponde y el cliente tendrá 2 caminos:
o lo toma o lo deja.De ser aprobado la carta,si cabe la posibilidad (en caso de empresas grandes,por ejemplo) se procede a firmar un contrato.La dichosa carta de cotización puede ser redactado en formato word o pdf segun convenga.Mas adelante trataremos sobre cómo redactar la carta de cotización.
2-Modo de pago
Siempre exigir el pago por adelanto del 50% a la aprobación del boceto y otro pago del 50% contraentrega.Esto debería aplicarse tanto para clientes locales como extranjeros.Hay empresas grandes locales que no pueden cumplir ese pedido por cuestiones administrativas y en este caso,queda proceder a la mutua confianza.Siempre es bueno en este caso,averiguar sobre la empresa y verificar su solvencia y seriedad.En caso de empresas extranjeras,pienso que excepcionalmente no deberíamos ceder,la distancia es el obstáculo y el adelanto es nuestra garantía para trabajar tranquilamente.
3-La presentación de los bocetos:
Este punto es muy importante porque nosotros como profesionales "vendemos ideas",por lo tanto un boceto tiene valor,no conviene enviarlos gratis,porque al final el cliente le puede dar mal uso.Con la aprobación del 50% de adelanto,ya estamos listos para enviar los bocetos.Lo mejor es recurrir al envío de bocetos en baja resolución (72pixeles) y con la firma de agua respectiva encima del dibujo,de modo que el cliente pueda visualizarlo a primera vista,preferentemente con un máximo de 500 pixeles de ancho-largo.Este es un ejemplo de boceto con estos parámetros.Nótese las marcas de agua y la firma respectiva:
Esto garantiza que al imprimir el boceto,se vea borroso al ampliarlo.Ojo,no conviene abusar de las marcas,la muestra debería ser lo suficientemente visible pero tampoco lleno de marcas que dificultan la visión del boceto.Una vez enviado todos los bocetos de esa manera (ideal enviarlos todo junto en un documento pdf),al cliente entonces le queda simplemente aprobarlos,y si se da el caso,entonces nos toca exigir el correspondiente 50% de adelanto y frotarnos las manos.
4-La presentación de los originales:
Una vez girado el 50% de adelanto,recién podemos empezar con el coloreado o arte final del trabajo.Nunca empiezen ni procedan sin antes tener constancia del giro del 50% por adelanto.Una vez efectuado el giro y comprobando del dinero contante y sonante en nuestros bolsillos,podemos ya proceder con el arte final.La parte importantes es pues,el envío de originales.Es ahi cuando nos asaltan las dudas: "¿Cómo hacerlo sin el riesgo que nos roben la idea?","Bueno,ya me pagó,pero y si envío los originales y no me paga luego?".
Esas preguntas me las formulaba cuando empecé a chambear con el extranjero y ante esto les aconsejo el mismo proceder de los bocetos: La firma,la marca de agua y la baja resolución; y cabe resaltar entonces que el pago 50-50 debería cumplirse con el envío de bocetos y originales siempre con ese sistema de firmas,miniaturas y baja resolución,es un punto que debería exigirse en la carta de cotización y si el cliente no quiere,simplemente le decimos "No,señor!".No es fácil enviar originales porque el riesgo existe,pero esto nos puede proteger ante posible usurpaciones.Una vez enviados los originales de ese modo (que mas bien deberían llamarse "pruebas coloreadas o pruebas lineales" segun el caso),al cliente no le quedará otra que cancelar el 50% contraentrega,porque las pruebas están protegidas y por mas que lo impriman y retoquen nada lograrán por estar pues,en baja resolución (72 pixeles en gif o jpg servirá).Entonces le exijimos el 50% restante y apenas recibamos el giro,recíen enviarmos los originales.Esto puede ser un buen comienzo,y puede aplicarse hasta 2 o 3 veces y con la confianza mutua bien ganada,ya podemos enviar antes los originales con mas tranquilidad y esperar luego el 50% restante.
5-¿Cómo enviar los archivos gordos?
Hay sistemas de envíos como las páginas sendspace.com o yousendit.com,las que permiten enviar archivos de hasta 100mb, y que llegan al destinatario como enlaces de descarga.Si la empresa tiene un servidor ftp,ellos nos mandarán un nombre de usuario y password para enviar de manera cómoda los archivos a su servidor.
6-¿Dónde cobrar el giro?
Hay varias opciones para cobrar desde el extranjero.Tenemos la transferencia bancaria (el dinero demora en llegar como máximo 3 dias de banco a banco),western union (la mas usada y rápida),money gram,jet peru,etc.Los clientes extranjeros están acostumbrados al
Paypal, un sistema electrónico de pago por el medio del cual,nos mandan un código al mail ,la que tendríamos que notificar al banco afiliado a nuestra cuenta paypal para cobrar el giro de manera rápida.A pesar de que Peru está incluido desde el año pasado al sistema Paypal,lamentablemente no se puede cobrar efectivo,pero el dinero girado a esa cuenta sí puede servir para hacer compras virtuales.Se espera que en un futuro se libere las limitaciones de la cuenta Paypal Peru,ya que nos beneficiaría mucho con los extranjeros y así cobrar de manera rápida el dinero desde cualquier lugar del mundo.Pero una buena opción para cobrar como Paypal es
Xoom,también es rápida y efectiva,y a nivel local se puede cobrar en Interbank ,BCP y Banco Continental.No está nada mal,eh?
ACTUALIZACIÓN AL 14 NOVIEMBRE 2013:
Los que tienen cuenta Paypal Perú,pueden cobrar mediante Payoneer,una tarjeta de registro gratuito,que permite retirar dinero de Paypal usando cualquier cajero automático,eso sí, se cobra comisión,pero es mínima.
6-La cesión de derechos
Este punto es un tema delicado,ya que muchos pueden ceder totalmente los derechos con tal de recibir el giro,sin embargo,uno debe saber en qué momento exigir un porcentaje por los derechos.Si tenemos por ejemplo un proyecto editorial con ilustraciones nuestras (y a lo mejor con textos nuestros!) que queramos presentar a una editora o empresa grande extranjera,sería bueno exigir el porcentaje por los derechos,uno nunca sabe si la obra puede terminar siendo un boom y terminaríamos lamentándonos de por vida.Actualmente el pago se definiría por esas 2 vías: por tanto alzado o por cesión de derechos,eso lo decide el mismo artista.En el caso de los derechos,las empresas del extranjero,segun me cuentan mi colega española
Tipika, no son tan flexibles,por lo que llegan a pagar en el caso de album ilustrado (osea,libro ilustrado que es lo mismo) segun ellos fijen y van desde el 2% y 5% (si eres ilustrador) y rondando el 10% (si eres ilustrador y escritor) lo cual es muy poco.Por eso,conviene siempre exigir un adelanto por los derechos que en España va desde los 1000 euros,y puede variar en mayor grado en otros paises de europa y casi siempre puede ser el pago único que se va recibir,salvo que,como les he dicho,que uno sea un Tolkien con talento de ilustrador o una J.K.Rowling con talento de ilustradora y te envíen el otro porcentaje pero esta vez...mas jugoso ;) .Por lo general,y es lo mas común,se cobra por tanto alzado,y en este caso,ya cada quien debe saber cuánto cobrar de acuerdo al nivel que ostenta.
7-Los créditos:
Este punto es para mí,muy importante,sin embargo hay empresas que no suelen ser flexibles en este sentido,pero es nuestro derecho y debería también ser un punto de negociación que compense ante un punto que la empresa exija.Es triste que nos paguen por una ilustración y de pronto se haga famosa y nadie sepa quien lo hizo y no aparecer nuestro nombre en la portada ni en los créditos,eso nos quita clientela.Si no cede el cliente o la empresa,al menos que nos autorize difundir unas muestras en nuestro blog o web/portafolio,sería lo mas justo.
8-La exclusividad:
Esto es un punto picante,porque depende de cada quien.Sin embargo ,yo pienso que nadie,ni cliente ni empresa nos puede exigir exclusividad,porque nos limita mucho la libertad de trabajo.Si yo estoy en x empresa haciendo ilustraciones de cuentos y en otra empresa ilustraciones para láminas educativas,nadie me puede impedir eso porque yo soy trabajador freelance y me pagan por eso.Claro que las empresas no querrán que ambas tengan una similitud de estilos por contratar a un mismo ilustrador,lo cual es comprensible,pero esto es un camino que cada colega sabe si tomarlo o no,y por cuestiones de ética no debería suceder.Lo ideal es trabajar en diferentes proyectos en empresas distintas,pero sin que nadie nos limite la libertad de trabajo,porque de eso vivimos y no es malo tener una opción mas de trabajo,porque la verdad es simple: somos profesionales.
LA CARTA DE COTIZACIÓN:
Este documento como les decía es muy importante,les aconsejo que todos puedan redactarlo,y enviarlo ante la solicitud de los clientes tanto locales como extranjeros,eso garantiza formalidad y seriedad y a la vez un medio de defensa ante posibles clientes estafadores.Una vez firmada y aprobada por ambas partes,se procederá a firmar contrato (en caso de cliente importante o empresa grande) o simplemente proceder a trabajar.
Aqui les mando una plantilla textual basada en mi carta de cotización y que cada quien puede acomodarlo a su gusto.He contado con la ayuda de
Renzo Gonzales en la definición de algunos puntos.Aqui va de ejemplo:
COTIZACIÓN PROFESIONAL
JOSE ANTONIO AVALOS ALMEYDA – ILUSTRADOR /DISEÑADOR
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Sr.,Sra (Nombre del cliente)
A continuación le presento a usted la siguiente cotización:
.Detalles técnicos:
-Proyecto Ilustración Infantil
-Estilo:Infantil
-Técnica: Delineado y coloreado manual y/o digital
-Formato: A4 y en archivo tiff o jpg, 300 px. resolución y adjuntadas en pdf
-Cantidad: 15 páginas
- Precio unitario por página: ............ (soles o euros),por concepto de bocetos, dibujo, línea y/o color
-Precio total: .......................(soles o euros)
Nota del autor : esta parte de la tarifa es opcional,puede cobrarse por tanto alzado o cobrar por horas según convenga.En el caso de tanto alzado,se puede cobrar de acuerdo a los tamaños (desde A4 hasta 1/4 de A4 como base,de modo que si se excede del A4,se cobra un tanto mas) y los niveles de complejidad (sencillo,intermedio y complejo)
.Procedimiento
El proceso incluye las sgtes. etapas:
1-Etapa Bocetos y concepciones (con envíos de miniaturas por mail)
2-Verificación y correcciones
3-Aprobación del cliente
4-Etapa Color
5-Envío de las pruebas de color
6-Verificación y Aprobación
7-Envío de los originales
-Modo de pago:
50% adelanto a la aprobación de los bocetos y 50% contraentrega. Si la empresa tiene otro sistema de pago por períodos,sírvase notificarlo al artista. (Ojo,hay empresas grandes que pagan el 100% a los 15 días o incluso a los 30 días o mas)
-Cancelación en efectivo con recibos por honorarios, transferencia bancaria, western union, Money gram o xoom.com
-Tiempo de entrega: A los ....... días hábiles a partir de la entrega del anticipo y el material de referencia COMPLETO (o a tratar)
Nota de Renzo Gonzalez:
Por ejemplo, cuando un cliente me da un trabajo, le presento un cronograma en PDF (hecho en excel...), entonces si estamos jueves 15 de enero, en el cronograma dice "Desarrollo de artes lineales para la página 1", el cliente tiene solo el jueves 15 de enero para hacer alguna corrección u observación en los bocetos previos, es decir, si el cliente ya aprobó tus bocetos a lápiz y sabe que estás tal día chambeando tal página, pues creo que lo justo es que no te haga trabajar doble (o retrasando la producción) diciendote después "porfas cambia tal cosa en la página 1" de esa manera ahorro el tiempo, se mantiene un seguimiento diario del proyecto y no le das pie al cliente para que te haga larga la chamba.
- Las correcciones pueden ser hechas por el artista o por el cliente cuando el trabajo esté en etapa de boceto. Cualquier cambio en las especificaciones del trabajo durante la etapa de color podría causar reajuste de precio.
Nota de Renzo Gonzalez:
Aquí yo coloco en mis cotizaciones algo asi:
"Toda corrección en el arte será realizado en la etapa de boceto, el artista contemplará un máximo de 3 cambios. Cualquier corrección o cambio en las especificaciones del trabajo después de esta etapa serán consideradas como nuevo requerimiento"
Con esto simplemente le dices (sin ser tan duro) "cliente.... si no hiciste los cambios en la etapa de boceto, te voy a tener ke cotizar de nuevo..." eso si, se puede negociar este nuevo requerimiento.
-Sistema de entrega: Via email , sendspace.com (transferencia de archivos de buen tamaño) o ftp.
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Términos y condiciones:
-Con la cancelación del proyecto todo el material permanece bajo los derechos del cliente/artista (esto es un punto a negociar)
-El cliente autoriza al artista , difundir en su webpage algunas muestras (en miniatura y a baja resolución con el nombre del cliente o la firma de la empresa solicitante) y a la vez autoriza la publicación de por lo menos 2 muestras para el portafolio online del autor, con los respectivos derechos si es que son cedidos al cliente. Ventajas de esta condición: reconocimiento del autor (a) o cliente o editorial en la red y promoción gratuita del proyecto o página web .
-El cliente autoriza incluir la firma personal y/o web page del artista en un lugar visible de las ilustraciones con fines promocionales o incluir su nombre en los créditos o bien algun modo de darlo a conocer. (Ese punto tambien es importante y debería exigirse en la carta porque es nuestro derecho)
Agradeciendo su preferencia me pongo a sus apreciables órdenes
José Antonio Avalos Almeyda
Ilustrador-diseñador
Web: http://joseantonioavalos.com/
Portafolio en youtube:
http://es.youtube.com/watch?v=BeCA8VKBRmY
Portafolio online:
coroflot.com/Tonhito_Avalos
Y aqui termina el documento.Como verán, es un ejemplo que pueden modificarlo a su gusto y espero que sepan utilizarlo,ya que es hora de que nos consideren como profesionales y nos hagamos respetar como se debe.Una vez aprobada la carta,ya podemos trabajar con mas tranquilidad y si falla en un punto,pues ya saben quién queda mal,no?
Saludines cordiales y espero puedan aportar sugerencias y asi entre todos podamos ayudarnos.
Un abrazo
A veces,los ilustradores y diseñadores tenemos que amanecernos!Y para evitar el sueño,nada mejor que unas almohadas hechas para insomnio,lo justo!Esta almohada nos puede salvar la vida si queremos descansar un rato sin temor a que nos agarre el sueño,brilla en la oscuridad y lo diseñó el americano Andy Magnould,cuya web del artículo la pueden ver ------>AQUI 
Fuente: Nopuedocreerquelohayaninventado
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